Mierzenie procesów HR, w tym rekrutacji, powinno być stałym elementem efektywnego zarządzania w każdej organizacji. Placówki medyczne nie powinny stanowić tu wyjątku. I choć zastosowanie analityki danych do miękkich procesów HR wydaje się być zadaniem trudnym, warto podjąć ten wysiłek. Korzyści mogą bowiem być całkiem spore.
Autorzy raportu HR Reporting & Analytics Study twierdzą, że wykorzystywanie analityki danych HR ma pozytywny wpływ na biznes. Twierdzi tak aż 81% badanych. Badania te nie są wyjątkiem. Od lat sprawdza się bowiem związek pomiędzy stosowaniem mniej lub bardziej zaawansowanej analityki w firmach, a osiąganiem wyników finansowych.
Wykorzystuj dane i zwiększaj zyski
Jedno z badań wykazało jednoznacznie, że dzięki stosowaniu analityki, firmy mają średnio 6,5 razy większe szansę na znalezienie osób z odpowiednimi kwalifikacjami na kluczowe stanowiska. Poza tym badania wskazują korelację pomiędzy korzystaniem z analizy dostępnych danych a wzrostem przychodów i zyskiem operacyjnym przedsiębiorstwa. Organizacje, które je wykorzystują, mają 3,1 razy większe szanse na osiągnięcie lepszych wyników finansowych niż ich konkurenci. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że podobne efekty można osiągnąć w organizacjach medycznych. Oczywiście światowe korporacje mają często możliwość korzystania z narzędzi, pozwalających na kompleksowe zarządzanie danymi i wyciąganie z nich wniosków. Analityka HR w placówkach medycznych nie musi być jednak oparta o zaawansowane technologie.
Jak mierzyć skuteczność rekrutacji?
Punktem wyjścia badania skuteczności działań HR, w tym procesu rekrutacji, powinna być zawsze odpowiedź na pytanie: po co? Cel, jaki zostanie postawiony w efekcie odpowiedzi na to pytanie, powinien być zawsze skorelowany z celami całej organizacji. To daje nam solidne podstawy i zapewni dobrą współpracę ze wszystkimi interesariuszami. Są nimi pracownicy HR, menadżerowie odpowiedzialni za rekrutację czy zarząd. Warto zyskać ich przychylność, poznać ich potrzeby w zakresie rekrutacji, a przede wszystkim wyjaśnić korzyści, jakie mogą odnieść z prowadzonych działań. Dopiero kolejnym krokiem jest wybór metodologii działania.
Jakie wskaźniki warto badać?
Analityka danych to sposób na zarządzanie informacjami w organizacji lub instytucji. W przypadku rekrutacji jej celem udowodnienie skuteczności podejmowanych działań, ich wpływ na osiągane cele oraz usprawnienie tych procesów. Kiedy już znamy cel naszych działań, kolejnym krokiem będzie ustalenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI – Key Performance Indicators), z pomocą których ustalimy, czy nasze działania są skuteczne. Nie ma jednej, stałej listy KPI, ponieważ ich wybór zależy od celu, jaki sobie postawiliśmy. W przypadku badania skuteczności rekrutacji najczęściej bada się:
- Czas prowadzenia projektów rekrutacyjnych (od momentu zgłoszenia potrzeby do momentu zatrudnienia).
- Liczbę kandydatów pozyskanych z poszczególnych źródeł.
- Liczbę pracowników zatrudnionych po umowie próbnej.
- Liczbę pracowników nadal zatrudnionych po roku pracy.
- Liczbę kandydatów, którzy przyjmują ofertę pracy.
- Liczbę kandydatów, którzy odrzucają ofertę pracy.
- Poziom zadowolenia menadżerów ze zrekrutowanych pracowników.
- Poziom zadowolenia kandydatów z procesu rekrutacyjnego, w którym brali udział.
- Koszt zatrudnienia pracownika.
- Jakość złożonych aplikacji (np. liczba przesłanych aplikacji vs. liczba kandydatów zaproszonych na spotkanie).
Ta lista nie jest pełna, ale badanie bardzo dużej liczby wskaźników nie jest wskazane. Warto skupić się tylko na tych, które są zgodne z naszym celem.
Jak pozyskiwać dane?
Jest kilka sposobów na efektywne i skuteczne pozyskiwanie danych. W dużych organizacjach funkcjonują działy analityczne, a zatrudnieni w nich Data Scientists to specjaliści o bardzo szerokich kompetencjach, którzy posiadają wiedzę biznesową, statystyczną, matematyczną i z zakresu programowania. Brak takiego specjalisty w zespole nie oznacza jednak wcale, że na mniejszą skalę mierzenie efektywności działań nie ma sensu. Wręcz przeciwnie. Warto jednak kierować się trzeba zasadami.
Po pierwsze – pozyskiwać dane z różnych źródeł. Mogą to być ankiety, dane z działu HR, pogłębione wywiady z pracownikami i menadżerami. Pomocne może być wprowadzanie narzędzi, takich jak oceny roczne lub kwartalne, badania typu pulse check, ankiety satysfakcji.
Po drugie – warto korelować ze sobą wyniki i wyciągać z nich wnioski. Nie warto tracić czasu na przeprowadzanie analizy procesu rekrutacji i zbieranie danych, jeśli nie zamierzamy wprowadzać działań naprawczych. Tutaj przydaje się zaufanie, jakim obdarzyli nas interesariusze na początku całego procesu.
Podobno firmy, które nie wdrożą żadnego modelu zarządzania danymi, który umożliwi im podejmowanie szybkich i stabilnych decyzji, w 2021 roku będą miały aż o 10% gorsze wyniki od swoich konkurentów. Niewątpliwie, w czasach nadmiaru informacji, ogromnego tempa zmian i nieprzewidywalności świata, zarządzanie danymi może stanowić ważny element w zarządzaniu w ochronie zdrowia. Kiedy coraz bardziej zaczynamy odczuwać brak pracowników medycznych, warto zacząć od udoskonalenia procedur rekrutacyjnych, od których skuteczności zależy tak wiele.
Redakcja Med-JobsHR
